Polisi Treuliau

Gellir lawrlwytho ffurflen Hawlio Treuliau Cymdeithas Ddysgedig Cymru yma.

Cyflwyniad

Mae’r polisi hwn yn nodi’r rheolau a’r gweithdrefnau sy’n gysylltiedig ag achosi ac adhawlio costau teithio a chynhaliaeth tra ar fusnes Cymdeithas Ddysgedig Cymru. Er bod y polisi hwn yn ymwneud yn benodol gydag ad-dalu treuliau, mae’n berthnasol hefyd i bob categori gwariant, ni waeth beth fo’r dull talu a’r ffynhonnell gyllido. O ystyried maint y sefydliad, ni fwriedir iddo fod yn gynhwysfawr.

Mae’r polisi hwn yn seiliedig ar yr egwyddorion cyffredinol canlynol:

Ein polisi ydy ad-dalu’r holl dreuliau rhesymol sy’n ymgodi wrth gyflawni busnes y Gymdeithas. Nid yw hyn yn berthnasol i gyflogeion sy’n teithio’n ôl a blaen o’u cartref a’u man gwaith arferol er mwyn cyflawni eu horiau gwaith arferol.
Dylai unrhyw deithiau ac/neu dreuliau ymgodi’n rhesymol at ddibenion busnes priodol ar sail dim-enillion, dim-colledion.
Y mathau o wariant rydym fel arfer yn eu had-dalu ydy costau teithio busnes y Gymdeithas a chostau cynhaliaeth (fel arfer pan fo’n angenrheidiol aros oddi cartref am gyfnod).
Fel elusen gofrestredig, mae gan y Gymdeithas ddyletswydd i leihau gwariant nad yw’n uniongyrchol at ddibenion elusennol. Felly, disgwylir i staff, y Cyngor ac aelodau’r pwyllgor gadw’r costau a ymgodir mor isel â phosib, a chofnodi, egluro a chyfiawnhau y costau hyn yn unol â hynny. Mae gan y Gymdeithas yr hawl i beidio â thalu hawliadau os yw’n ystyried y gwariant yn annerbyniol neu’n ddiangen.

Teithio

Disgwylir i staff ymarfer barn synhwyrol wrth benderfynu’r dulliau mwyaf cost-effeithiol a mwyaf effeithlon o gyflawni busnes y Gymdeithas. Mae hyn yn cynnwys ystyried defnyddio trafnidiaeth gyhoeddus a rhannu ceir wrth deithio ar fusnes swyddogol. Dylid osgoi unrhyw deithio diangen.

Byddwn yn ad-dalu’r holl gostau teithio, cynhaliaeth a chostau eraill rhesymol sydd yn cael eu cynhyrchu gan aelod o’r staff wrth gwblhau dyletswyddau’r Gymdeithas.

Pan nad oes cyfleusterau trafnidiaeth gyhoeddus rhesymol ar gael, neu os gellir arbed swm sylweddol o amser, byddwn yn ad-dalu’r gost o ddefnyddio car preifat, beic modur neu feic yn ôl y cyfraddau milltir isod.

Trên/bws – tâl dosbarth safonol (yn ddelfrydol wedi’i archebu ymlaen llaw, a dylid defnyddio tocynnau teithio rhad lle bynnag y bo modd).

Tocyn awyren –

Dosbarth economi (gwiriwch ymlaen llaw gyda’r swyddfa os gellir talu treuliau hedfan).

Car:

Car preifat – bydd pob siwrnai yn cael ei had-dalu ar gyfradd o 45c y filltir ar gyfer y 10,000 o filltiroedd cyntaf, a 25c am bob milltir wedyn.
Llogi car – gellir ad-dalu costau (gan gynnwys yswiriant llawn) yn amodol ar drafodaeth gyda’r Prif Weithredwr

Tacsi – bydd costau’n cael eu had-dalu pan nad oes dewis rhesymol arall (ee trafnidiaeth gyhoeddus neu gerdded).

Beic modur – bydd pob siwrnai yn cael ei had-dalu ar gyfradd o 30c y filltir.

Beic –bydd pob siwrnai yn cael ei had-dalu ar gyfradd o 20c y filltir.

Trafnidiaeth yn Gynnar yn y Bore / yn Hwyr Gyda’r Nos

Pan fydd angen i gyflogai deithio ar gyfer busnes y Gymdeithas cyn 7:00am, neu pan fydd yn gadael gwaith ar ôl 9:30pm, bydd y Gymdeithas yn ad-dalu cost tacsi yn lle trafnidiaeth gyhoeddus, ond rhaid cael caniatâd ymlaen llaw gan eu Rheolwr Llinell. Mae hyn yn eithrio digwyddiadau cymdeithasol sydd yn cael eu cynnal gan y Gymdeithas.

Cost cynhaliaeth

Pan fo angen i staff fod i ffwrdd o’u man gwaith arferol er mwyn cynnal busnes y Gymdeithas, gall unigolion hawlio costau rhesymol am fwyd, a byddant yn cael eu talu’n ôl am y gwariant gwirioneddol a ymgododd, gyda derbynebau fel dogfennau cefnogol. Fel canllaw, mae £10 yn cael ei ystyried yn wariant rhesymol ar gyfer brecwast/cinio ac £20 ar gyfer prif brydau. Ni fyddwn yn ad-dalu unrhyw gostau am alcohol fel rhan o’r costau cynhaliaeth.

Treuliau Dramor

Wrth deithio dramor ar fusnes, bydd y Gymdeithas yn ad-dalu’r canlynol i gyflogeion:

Fisâu teithio
Y brechlynnau sydd eu hangen ar gyfer teithio am resymau busnes

Dylai cyflogeion ddarparu’r gyfradd gyfnewid arian cyfred berthnasol ar gyfer y dyddiad yr ymgododd y draul – dylid defnyddio cyfradd gyfnewid dyddiol Reuters. Bydd y Gymdeithas yn dilysu’r gyfradd gyfnewid a gyflwynwyd fel rhan o unrhyw hawliad treuliau tramor.

Llety

Yn y DU

Llety dros nos yng Nghymru ac yng ngweddill Prydain:

Dylai staff sy’n teithio ar fusnes chwilio am opsiynau llety addas, a chael caniatâd gan eu rheolwr llinell cyn archebu.

Tu allan i’r DU

Cysylltwch â Phrif Weithredwr y Gymdeithas cyn teithio y tu allan i’r DU, i gael caniatâd ar gyfer unrhyw gostau llety.

Diddanu

Yr unig bryd y dylai staff ddiddanu ymwelwyr a gwesteion yw os yw’n debygol o hyrwyddo ac/neu gynorthwyo amcanion corfforaethol y Gymdeithas. Dylai’r symiau a hawlir fod yn rhesymol ac yn briodol. Mewn pob achos, dylid cadw a chyflwyno derbynebau/anfonebau gydag unrhyw hawliad.

Y Weithdrefn ar gyfer Hawlio Treuliau ac Ad-daliad

I hawlio treuliau, llenwch y Ffurflen Hawlio Treuliau (ar gael ar Teams). Dylech gofio llenwi’r holl adrannau perthnasol ar y ffurflen hawlio, atodi’r holl dderbynebau, a llofnodi a dyddio’r ffurflen i osgoi taliadau hwyr rhag cael eu gwneud.

Nodwch bod ein harchwilwyr yn mynnu bod pob hawliad yn cael ei gefnogi’n llawn gan docynnau a derbynebau cymwys. Dylai’r rhain gael eu hatodi at y ffurflen hawlio. Ni fyddwn yn gwneud taliadau os nad oes derbynebau ar gael.

Gall aelodau o staff sydd â cherdyn credyd sydd wedi’i awdurdodi gan y Gymdeithas ddefnyddio hwn yn lle gorfod hawlio arian yn ôl/cael eu had-dalu. Dylech ddarllen polisi cerdyn credyd y Gymdeithas am fanylion llawn.

Byddwn yn gwneud ein gorau glas i brosesu’r holl hawliadau a dderbynnir o fewn 30 diwrnod ar ôl eu derbyn.

Rydym yn defnyddio BACS i dalu treuliau’n syth i’ch cyfrif banc. Bydd hysbysiad talu electronig yn cael ei anfon atoch unwaith y bydd y taliad wedi cael ei wneud.

Bydd yr holl dreuliau – boed fel arian parod, cerdyn credyd/debyd neu bryniannau ar-lein – yn cael eu hadolygu gan berson dynodedig, yn unol â gweithdrefnau ariannol cymeradwy’r Gymdeithas.

Hawliadau Ffug

Nid yw’r Gymdeithas yn goddef torri’r polisi hwn. Mae torri’r polisi yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i:

Hawliadau ar gyfer treuliau ffug;
Hawliadau ar gyfer enillion personol;
Methu â throsglwyddo unrhyw ddisgownt a gafwyd wrth ymgodi treuliau
Hawliadau am anrhegion ac/neu letygarwch i ysgogi cleient neu gyswllt busnes arall i weithredu’n amhriodol; ac

Mewn achosion o dorri’r polisi hwn, efallai y bydd camau disgyblu yn cael eu cymryd, a allai arwain at sancsiwn hyd at, ac yn cynnwys, diswyddo diannod. Gall y Gymdeithas riportio’r mater i’r Heddlu hefyd.